[Cps-medioamb] PROCEDIMIENTOS TRÁMITE PAGOS MENSUALES CPS

Jue Feb 27 12:10:08 COT 2020

                                      *PARA             :**
CONTRATISTAS FACULTAD DEL MEDIO AMBIENTE Y RN*

*DE                  :           **DECANATURA FACULTAD DEL MEDIO AMBIENTE Y
RN*

*                                       NATURALES*

*       ASUNTO        :**           PROCEDIMIENTOS TRAMITE PAGOS MENSUALES
CPS*

           *FECHA          :**            27 de febrero de 2020*

Respetados Contratistas:

Con el fin de mejorar los procesos para agilizar el trámite de pago mensual
a las CPS y tener claridad acerca de la calidad y veracidad de la
información entregada por los contratistas, la Decanatura ha determinado
realizar los siguientes ajustes:

1.  El cumplido y el Informe Único De Actividades (formato
PEI-PR-003-FR-009) mensual deberán ser entregados UNICA Y EXCLUSIVAMENTE en
los formatos que se anexan al presente correo.

2. El formato de cumplido NO PUEDE SER MODIFICADO.   Para el caso de los
contratistas cuya supervisión está a cargo del Decano y que no desarrollan
su objeto contractual en la Decanatura, el formato debe incluir el Vo.Bo.
del jefe inmediato, el cual debe diligenciarse con el nombre de la persona
impreso y la firma correspondiente.

3. Para los contratistas cuya supervisión está a cargo del Decano, con
CARÁCTER OBLIGATORIO, deben adjuntar vía correo electrónico (a la dirección
dmedioa en udistrital.edu.co)  los soportes que respaldan el desarrollo de las
actividades contempladas en el contrato, es decir los productos asociados.

4. Los soportes que se envíen deben ser etiquetados en el archivo digital
con el título Contrato No. xxx anexo No. 1 mes xxxx, Contrato No. xxx anexo
No. 2 mes xxxx y asi sucesivamente hasta completar el total de archivos.
Así mismo en la columna de Observaciones del formato de Informe Único De
Actividades se debe incluir la frase: “Ver Anexo No. XXX” de acuerdo al
archivo que contenga los soportes para la actividad que se está reportando.

El procedimiento que se va a utilizar para la entrega de los documentos es
la siguiente:

*PARA LOS CONTRATISTAS CUYA SUPERVISIÓN ESTÁ A CARGO DEL DECANO*

1. A más tardar el día 10 de cada mes (o el siguiente día hábil en caso tal
que caiga en fin de semana o festivo), se debe enviar en archivo PDF al
correo asistenciafamarena en udistrital.edu.co*,* copia de la planilla o el
reporte con la cual se certifica el pago de la seguridad social del mes
anterior para realizar la verificación correspondiente. Es necesario
recordar que en el documento enviado debe aparecer claramente el mes
cotizado, el valor pagado, y la fecha de pago.  En caso tal que se hayan
pagado intereses de mora el documento entregado debe indicar claramente en
valor de los mismos.

2.  En el mismo correo en archivo Word se debe enviar la proyección de
cumplido.  Es necesario que tengan especial cuidado en incluir la
información correcta del mes y el número de la planilla de la seguridad
social, el mes cobrado, la cuenta bancaria y la fecha de expedición.

3. Vía correo electrónico se les informará si se encontró alguna
inconsistencia en la información enviada.  En caso tal de no recibir
comunicación alguna se debe entender que todo estaba bien.

4. El día 20 (o el siguiente día hábil en caso tal que caiga en fin de
semana o festivo) de cada mes se debe enviar a la Decanatura en medio
físico un paquete que incluya: el cumplido, el informe de gestión y la
planilla de pago de la seguridad social, debidamente diligenciados.

5. El mismo día 20 de cada mes se debe enviar mediante correo electrónico a
la dirección dmedioa en udistrital.edu.co en archivo PDF todos los soportes de
las actividades realizadas. Estos soportes deben incluir las actividades
realizadas entre el día 20 del mes anterior y el día 19 del mes en que se
tramite el pago.

6. Vía correo electrónico máximo a los dos días hábiles se les devolverán
los archivos aprobados de la información previamente entregada.  Lo
anterior con el fin de que procedan en forma inmediata a realizar el cargue
de los mismos en la plataforma correspondiente.

7.  Al siguiente día en la Decanatura se revisarán los archivos cargados en
la plataforma y se aprobará ó rechazará de acuerdo a cada caso.  Por lo
cual es necesario que los contratistas estén pendientes para realizar las
correcciones a que haya lugar en forma inmediata.

El cumplimiento de los plazos detallados es absolutamente necesario para
poder dar el trámite debido al pago para cada contratista en caso tal que
alguna persona no cumpla con los plazos estipulados no será incluido en el
proceso del mes pues su demora perjudica al resto de contratistas y no se
tramitarán nóminas adicionales.  El cumplimiento de este cronograma está
direccionado a obtener como resultado que el día 28 de cada mes se radique
en la división financiera la plantilla para que se tramite el pago y se
realice la consignación en las cuentas de los contratistas.

El contratista deberá entregar para el pago del *mes de febrero *en la
Asistencia de la Decanatura en medio físico la siguiente documentación:

·      Certificado de afiliación a la ARL (la certificación debe decir
claramente que el periodo de afiliación cubre desde la fecha de inicio y
mínimo hasta la fecha de terminación del contrato que aparecen en el acta
de inicio.

·         FORMATO ÚNICO PARA LA FORMULACIÓN DE PLAN INDIVIDUAL DE TRABAJO
(Código: PEI-PR-003-FR-001)

·         Cumplido firmado

·         Planilla de la seguridad social en caso tal que hayan cotizado en
el mes de enero pagado mínimo sobre el SMLV ó en su defecto certificación
del Fondo de Pensiones y de la EPS donde aparezca afiliado como cotizante a
partir del mes de febrero de 2020.

·         Informe Único De Actividades (formato PEI-PR-003-FR-009).

Los documentos para el pago del mes de febrero que deben cargar los
contratistas a la plataforma son:

·         Copia del acta de inicio

·         Copia del acta de aprobación de la póliza.

·      Certificado de afiliación a la ARL (la certificación debe decir
claramente que el periodo de afiliación cubre desde la fecha de inicio y
mínimo hasta la fecha de terminación del contrato que aparecen en el acta
de inicio.

·         Certificación bancaria

·         Copia del RUT.

·      Copia del FORMATO ÚNICO PARA LA FORMULACIÓN DE PLAN INDIVIDUAL DE
TRABAJO (Código: PEI-PR-003-FR-001) debidamente aprobado por el supervisor
del contrato.

·         Cumplido firmado

·         Planilla de la seguridad social en caso tal que hayan cotizado en
el mes de enero pagado mínimo sobre el SMLV ó en su defecto certificación
del Fondo de Pensiones y de la EPS donde aparezca afiliado como cotizante a
partir del mes de febrero de 2020.

·         Copia del Informe Único De Actividades (formato
PEI-PR-003-FR-009).

Para los pagos de los siguientes meses se deben subir a la plataforma y
entregar en medio físico, en las fechas establecidas en los numerales de la
página anterior: Informe Único De Actividades, certificación de pago
seguridad social y Cumplido.

*PARA LOS CONTRATISTAS CUYA SUPERVISIÓN NO ESTA A CARGO DEL DECANO*

Será resorte del respectivo supervisor definir el procedimiento y las
fechas sin embargo se debe tener en cuenta que:

o   El Decano como ordenador del gasto debe aprobar en la plataforma el
pago, por lo cual al momento de efectuar este proceso se verificará que
como mínimo este cargada la misma documentación solicitada a los
contratistas supervisados por la Decanatura, en caso contrario se procederá
a efectuar el rechazo del pago del contratista.

o   Los supervisores deben enviar a más tardar el día 24 de cada mes el
certificado que generan como supervisor en la plataforma y que respalda la
nómina que expide el ordenador del gasto.

PARA LOS CONTRATISTAS CUYA SUPERVISIÓN NO ESTA A CARGO DEL DECANO PARA EL
PAGO DEL MES DE FEBRERO SE RECIBIRÁN EN MEDIO FÍSICO LAS CERTIFICACIONES
EXPEDIDAS POR LOS SUPERVISORES A MÁS TARDAR EL DÍA 2 DE MARZO A LAS 3 DE LA
TARDE.

LOS CONTRATISTAS CUYA SUPERVISIÓN ESTA A CARGO DEL DECANO DEBEN ENTREGAR LA
DOCUMENTACIÓN CORRESPONDIENTE EN FÍSICO A MÁS TARDAR EL VIERNES 28 DE
FEBRERO ANTES DE LAS 3 DE LA TARDE

--
*Jaime Eddy Ussa Garzón*
Decano
Facultad del Medio Ambiente y Recursos Naturales
Universidad Distrital Francisco José de Caldas
Avenida Circunvalar Venado de Oro
Tel: +57(1) 2841658 - +57(1) 3239300 EXT 4000
Bogotá, D.C., Colombia
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